Politique de confidentialité

Le responsable du traitement de vos données personnelles est [raison sociale à compléter], qui exerce sous le nom commercial VANTARIS, dont le siège est situé [adresse du siège à compléter]. Les informations complètes sur la société figurent dans les mentions légales.

Pour toute question sur vos données, écrivez à contact@vantaris.fun.

VANTARIS traite vos données conformément à la réglementation camerounaise applicable en matière de protection des données personnelles et, le cas échéant, aux règles des pays où vos informations doivent être transmises pour votre projet.

Formulaire de demande

Lorsque vous envoyez une demande depuis le site (page « Démarrer mon projet » ou fin du questionnaire « Trouver mon visa »), nous enregistrons :

• le type de projet choisi (voyage, visa, études, emploi, installation, entreprise) ;
• votre nom complet et votre numéro de téléphone ou WhatsApp ;
• votre adresse e-mail, si vous la donnez (facultatif) ;
• la destination envisagée et la date de départ souhaitée, si vous les indiquez ;
• le message dans lequel vous décrivez votre projet ;
• la date et l’heure de votre accord, et la référence de dossier qui vous est attribuée.

Merci de ne pas inscrire dans le message d’informations sensibles (santé, numéro de passeport, coordonnées bancaires) : si une pièce est nécessaire, un conseiller vous la demandera.

Questionnaire « Trouver mon visa »

Le questionnaire vous demande votre nationalité, votre pays de résidence, la destination, le motif et la durée du séjour, ainsi que votre situation (par exemple, une admission ou une offre d’emploi déjà obtenue). Ces réponses restent dans votre navigateur et ne nous sont pas envoyées pendant que vous répondez. Elles nous parviennent uniquement si vous décidez :

• de créer un dossier à la fin du questionnaire : elles sont alors recopiées dans le message de votre demande, avec la mention de leur origine ;
• de nous les envoyer par WhatsApp.

L’orientation affichée à la fin du questionnaire est calculée automatiquement à partir de vos réponses. Elle indique une piste générale et des sources officielles à consulter : elle ne prend aucune décision vous concernant et ne mesure pas vos chances d’obtenir un visa.

Échanges avec un conseiller

Lorsque vous nous écrivez par WhatsApp, par e-mail ou par téléphone, nous recevons votre numéro ou votre adresse, votre nom de profil et le contenu de vos messages, y compris les fichiers que vous nous envoyez.

Documents de votre dossier

Pour vous accompagner, nous pouvons avoir besoin de pièces comme votre passeport, des actes d’état civil, des diplômes et relevés de notes, un CV, des justificatifs de ressources, une lettre d’admission ou un contrat de travail. Nous ne demandons que les pièces utiles à la démarche choisie. Certaines démarches exigent des informations particulièrement sensibles, comme un certificat médical ou un extrait de casier judiciaire : nous ne les traitons que si la procédure l’exige et avec votre accord exprès.

Données techniques de connexion

Lors de chaque visite, votre navigateur transmet au serveur des informations techniques nécessaires à l’affichage des pages, comme votre adresse IP, le type de navigateur et la page demandée. Notre hébergeur peut les enregistrer dans des journaux techniques pour assurer le fonctionnement et la sécurité du service. Le site n’utilise aucun outil de mesure d’audience ni de publicité : voir notre politique cookies.

Services à venir

Lorsque l’espace client et le paiement en ligne seront ouverts, nous traiterons aussi les données de votre compte (identifiant de connexion, historique de vos dossiers, documents déposés) et les informations de paiement transmises par notre prestataire de paiement (montant, date, référence et statut de la transaction, numéro Mobile Money utilisé). Nous ne recevons ni ne conservons jamais votre code secret Mobile Money ni vos données de carte bancaire. Cette politique sera mise à jour avant l’ouverture de ces services.

Chaque utilisation de vos données repose sur un fondement précis :

Vous recontacter et étudier votre demande

Votre accord, donné en cochant la case du formulaire, et les démarches préalables au devis que vous nous demandez.

Établir un devis et réaliser les prestations

L’exécution du contrat qui nous lie, ou des démarches précontractuelles faites à votre demande.

Transmettre vos informations à un tiers pour votre projet

L’exécution de la prestation que vous avez commandée et, pour un CV transmis à un employeur, votre accord préalable pour chaque transmission.

Facturation, comptabilité, réponse aux autorités

Le respect de nos obligations légales.

Sécurité du site, prévention de la fraude, gestion des réclamations

Notre intérêt légitime à protéger notre activité et nos clients.

Nous n’utilisons pas vos coordonnées pour vous envoyer des offres commerciales sans votre accord préalable, nous ne vendons pas vos données et nous ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée.

• L’équipe VANTARIS : les conseillers chargés de votre dossier et, si nécessaire, leur responsable.
• Nos prestataires techniques, qui agissent pour notre compte et selon nos instructions : Vercel Inc. (hébergement du site), Supabase (base de données et, à terme, stockage des documents), [fournisseur de messagerie électronique à compléter] et, à l’ouverture du paiement en ligne, [nom de l’agrégateur de paiement Mobile Money à compléter].
• WhatsApp (groupe Meta), si vous choisissez de nous écrire par WhatsApp : ce service traite aussi vos messages selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité.
• Les tiers qui interviennent dans votre projet, à votre demande et uniquement pour les informations nécessaires : compagnies aériennes, hôtels, assureurs, établissements d’enseignement, employeurs, avocat partenaire, centres de dépôt des demandes de visa et autorités du pays de destination. Votre CV n’est transmis à un employeur qu’avec votre accord.
• Les autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige.

Les tiers qui reçoivent vos informations pour votre projet (établissements, employeurs, transporteurs, autorités) les traitent selon leurs propres règles de confidentialité.

Vos données peuvent être traitées hors du Cameroun, dans deux cas :

• Nos prestataires techniques et les services de messagerie sont établis à l’étranger. Vercel Inc., qui héberge le site, est établie aux États-Unis. La base de données Supabase est hébergée dans la région suivante : [région d’hébergement Supabase à compléter]. Si vous nous écrivez par WhatsApp, vos messages transitent par les serveurs de WhatsApp (groupe Meta). Les autres prestataires et leurs pays de traitement sont [à compléter].
• Votre projet se déroule à l’étranger. Une demande d’admission, une candidature, une réservation ou une demande de visa suppose de transmettre certaines informations à des destinataires situés dans le pays de destination.

Nous ne transmettons à l’étranger que les informations nécessaires. Garanties prévues avec nos prestataires : [garanties contractuelles en place avec Vercel, Supabase et les autres prestataires à décrire].

Nous conservons vos données le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, puis nous les supprimons ou les anonymisons. Durées proposées :

Demande restée sans suite

12 mois après le dernier échange.

Dossier client

Pendant toute la durée de l’accompagnement, puis [durée à fixer avec le juriste] après la clôture du dossier, pour répondre à d’éventuelles réclamations.

Pièces justificatives (passeport, diplômes, relevés…)

6 mois après la clôture du dossier, sauf si vous demandez leur suppression plus tôt ou si une obligation légale impose de les garder plus longtemps.

CV transmis pour des offres d’emploi

24 mois après votre dernier contact avec nous, sauf si vous retirez votre accord avant.

Échanges WhatsApp et e-mail

Même durée que la demande ou le dossier auquel ils se rapportent.

Factures, reçus et pièces comptables

[durée légale de conservation comptable à compléter]

Données techniques de connexion

[durée de conservation des journaux de l’hébergeur à compléter]

Les réponses au questionnaire qui ne nous sont pas envoyées ne sont pas conservées par VANTARIS.

Nous protégeons vos données par des mesures techniques et organisationnelles, notamment :

• une connexion chiffrée (HTTPS) entre votre navigateur et le site ;
• une base de données fermée au public : le site y enregistre les demandes depuis le serveur, avec une clé qui n’est jamais transmise à votre navigateur ;
• pour les documents qui seront déposés dans l’espace client (en préparation), un stockage privé, accessible uniquement au client concerné et aux membres de l’équipe qui en ont besoin ;
• [mesures d’accès de l’équipe à confirmer (comptes personnels, double authentification)] ;
• aucun stockage de données de carte bancaire : les paiements passeront par un prestataire de paiement.

VANTARIS ne vous demandera jamais votre mot de passe ni votre code secret Mobile Money. En cas d’incident de sécurité touchant vos données, nous vous en informerons dans les meilleurs délais.

Vous gardez la main sur vos données. Vous pouvez à tout moment nous demander :

• l’accès aux données que nous détenons sur vous et une copie de celles-ci ;
• la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• l’effacement de vos données, sauf si nous devons les conserver pour respecter une obligation légale ;
• de cesser d’utiliser vos données pour une finalité donnée ;
• la remise de vos données dans un format courant, pour les transmettre à un autre prestataire.

Vous pouvez aussi retirer votre accord à tout moment, par exemple pour la transmission de votre CV. Ce retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait avant.

Pour faire l’une de ces demandes, écrivez à contact@vantaris.fun en indiquant votre référence de dossier si vous en avez une. Nous pourrons vous demander de justifier de votre identité. Nous vous répondons dans un délai de [délai de réponse à compléter].

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, écrivez-nous à contact@vantaris.fun : nous réexaminerons votre demande.

[Autorité de contrôle compétente et voies de recours externes : à compléter par le juriste, avec la référence du texte officiel et sa date de vérification]

Lorsqu’un projet concerne une personne mineure, par exemple des études à l’étranger, la demande doit être faite par son parent ou son représentant légal, qui donne les accords nécessaires.

Nous mettrons cette politique à jour lorsque nos services ou la réglementation évolueront, notamment avant l’ouverture de l’espace client et du paiement en ligne. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.

• Par e-mail : contact@vantaris.fun
• Par courrier : [adresse postale à compléter]